Wie Führungskräfte Aufgaben abgeben können

Aufgaben zu delegieren, fällt mal leichter und mal schwerer. Das kann an der Aufgabe liegen, die wir delegieren wollen, an der Person, die die Aufgabe über­nehmen soll, oder an unserer eigenen Art zu arbeiten. Für Führungskräfte gibt es für das gekonnte Delegieren einiges zu bedenken, damit der Arbeitsfluss weiterläuft und die eigene Wendigkeit im Alltag gesichert ist.

Auf dem Schreibtisch des Leiters stranden in Apotheken diverse Aufgaben, auch diejenigen, die gut in die Arbeitsbereiche der Mitarbeiter passen. Durch das Weiterleiten dieser Aufgaben an den richtigen Ansprechpartner können die vorhandenen Kompetenzen genutzt werden. Das spart Zeit. Ein Routinier erzielt schneller bessere Ergebnisse und die Führungskraft kann sich um ihre Kernaufgaben kümmern. Zudem ist die Bearbeitung interessanter Aufgaben für viele Mitarbeiter eine wichtige Motivationsquelle, niemand hat Lust sich zu langweilen. Trotz dieser guten Gründe, die für das Delegieren sprechen, ist die Umsetzung in der Praxis eher holprig.

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Welche Aufgaben man (nicht) delegieren sollte

Nicht jede Aufgabe lässt sich sinnvoll delegieren. Eine häufige Empfehlung ist unwichtige, aber dringende Aufgaben zu delegieren. Wichtige und dringende Aufgaben sollten selbst von der Führungskraft erledigt werden. Auf „den letzten Drücker“ uninteressante Aufgaben abzuarbeiten, ist jedoch nichts, was Mitarbeiter motiviert. Viel interessanter ist die Frage, was ich zwingend als Führungskraft selbst machen muss und was eher zu den Interessen, Stärken und der Expertise eines Kollegen passt. Nur wer seinen Interessen nachgehen und seine Stärken einsetzen kann, bleibt motiviert.

Nicht in jedem Fall muss die Wahl auf den Profi im Team fallen. Aufgaben dienen der Entwicklung und geben unerfahreneren Mit­arbeitern die Möglichkeit, fachlich voranzukommen. In diesem Fall muss ein größeres Zeitkontingent eingeplant werden für die Ein­arbeitung in das Thema und für Rückfragen. Das lohnt sich. Die Übertragung von Verantwortung, die mit der Aufgabe einhergeht, zeigt Wertschätzung und Vertrauen dem Mitarbeiter gegenüber.

Wem am besten zuteilen

Es gibt Kollegen, denen es schwerfällt, Aufgaben entgegenzunehmen. Sie haben unter anderem Angst, den Anfor­derungen nicht gewachsen zu sein. Anstatt die Tätigkeit jemand anderem aus dem Team zu übertragen, versuchen Sie zu erfragen, was der springende Punkt ist. Manchmal ist es genug, als Ansprechpartner zur Verfügung zu stehen, damit der Kollege sich traut, das neue Thema anzugehen. Manchmal geht es um eine Abgrenzung, weil der Mitarbeiter in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht hat.

Übrigens: Eine Bitte um Hilfe ist etwas, das die wenigsten Mitarbeiter und Kollegen ablehnen. Einfach nett fragen, ist immer eine Option.

Routinen zu schaffen und möglichst viele Aufgaben Verantwort­lichen zuzuordnen, verringert die Menge an Tätigkeiten, die im Alltag delegiert werden müssen.

Wie Sie mit Widerständen umgehen können

Natürlich kann es trotz aller Vorüberlegungen zu Widerständen kommen. Dafür gibt es meist gute Gründe. Durch das erhöhte Arbeitsaufkommen und den zusätzlichen Personalmangel weisen die wenigsten Zeitpläne echte Lücken auf.

Vor allem, wenn die Führungskraft damit beginnt Aufgaben zu delegieren, kann das Gegenwind bedeuten, weil es eine Veränderung im Alltag bedeutet und Veränderungen in den allermeisten Fällen Widerstand erzeugen. Es ist ein natürlicher Teil des Prozesses und nichts vor dem zurück­geschreckt werden müsste. Häufig enthält der Widerstand eine verschlüsselte Botschaft. Vielleicht kann der Empfänger den Sinn hinter der Aufgabe nicht entdecken oder hat keine Hoffnung, es in der vorgegebenen Zeit schaffen zu können. Widerstände gibt es allerdings nicht nur beim anderen, sondern auch in uns selbst. Es kommen Gedanken auf, wie: „Sie hat doch eh schon so viel zu tun“ oder „Wenn da dann etwas schiefläuft“.

Wenn Sie einen Widerstand wahrnehmen, ob bei sich oder anderen, beachten Sie ihn. Wenn Widerstände übergangen, für nichtig erklärt oder sogar durch Drohungen oder despektierliche Bemerkungen angegangen werden, führt das im weiteren Prozess meist zu eklatanten Konflikten. Besser lässt sich die Energie des Widerstandes für die eigene Sache nutzen.

Welcher Auftraggeber?

Gekonnte Aufgabendelegation ist ein Zeichen für einen guten Führungsstil, auch wenn der Führungskraft meist andere Gedanken durch den Kopf gehen. Da gibt es die Angst, den Überblick zu verlieren, die Idee, dass man die To-dos schneller selbst abarbeiten kann, oder dass das Erklären zu lange dauern würde.

Kurze Checkliste für koordiniertes Delegieren

Eine Aufgabe zu delegieren kann spontan notwendig sein und sollte dann koordiniert ablaufen. Wenn Sie eine Aufgabe übergeben, stellen Sie sich ein paar Fragen und liefern Sie dem Empfänger die notwendigen Informationen:

• Welche Aufgabe soll genau übergeben werden? Tätigkeiten, welche die eigene Expertise erfordern oder Führungsaufgaben sollten nicht delegiert werden.
• Hat der Empfänger Erfahrung in diesem Aufgabenbereich? Sollte das nicht der Fall sein, bitte Zeit für Rückfragen ein­planen sowie ein Zeitkontingent für die Einarbeitung. Der Empfänger benötigt die notwendigen Entscheidungsbefugnisse, Erlaubnisse oder auch Zugänge, um die übertragene Aufgabe überhaupt erledigen zu können.
• Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden? Gibt es eine Deadline oder sonstige wichtige Zielvorgaben und Erwartungen?
• Hat der Empfänger bis zur Deadline genug zeitliche Ressourcen, um die Aufgabe zu erledigen? Wenn nicht: Wie lassen sich diese schaffen?
• Braucht es eine Kontrolle? Besonders bei größeren Auf­gaben vereinbaren Sie als Führungskraft am besten direkt einen Zeitpunkt für ein Zwischengespräch, um über den Stand der Dinge zu sprechen. Zudem sollte es eine Endkontrolle bzw. Abschlussgespräch geben, was sich gut nutzen lässt, um Kleinigkeiten auszubessern und Lob und Anerkennung für die geleistete Arbeit auszudrücken.

Tipps zum Schluss

Wenn Sie Fristen gesetzt haben, an denen Sie sich vom Mitarbeiter informieren lassen, halten Sie sich mit zusätzlichen Überprüfungen zurück. Ständige Kontrollen stressen, demotivieren und stören die Kollegen bei Erledigung der Aufgabe.

„Ich kann das nicht!“ – sind vier Worte mit denen Aufgaben ruck zuck an die Führungskraft zurückdelegiert werden. Helfen Sie dem Mitarbeiter, wieder die Übersicht zu gewinnen, aber übernehmen Sie die Aufgabe nicht in vollem Umfang. „Ich kann das nicht“ bedeutet eigentlich nur: „Ich kann das noch nicht.“

Wie alles braucht das Delegieren Übung. Es wird besser mit der Zeit.

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